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规范商务文件 提升代理质量

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技术交底书怎么写?受理通知转达函、审查意见提交报告函怎么发?往往各家专利代理机构要求不一,自成体系,这使得客户进行选择比较时无所适从。近日,为实现专利代理商务往来文件的标准化,提高专利代理服务质量,北京市专利代理师协会制定并实施了团体标准《专利代理服务商务往来文件规范》(下称规范)。

  规范对专利代理服务流程中商务往来文件(专利代理协议、保密协议、专利申请信息表、技术交底书、用于通知、转达、确认和建议专利申请相关事务信息的商务函)作出了内容要求,并提供了相关示范文本。

  北京市专利代理师协会秘书长高永懿在接受中国知识产权报记者采访时介绍,此次规范首次从商务往来文件的角度进行切入,希望通过“统一的形象对外展示,统一的声音对外发声”,提升专利代理行业整体形象和服务质量。在标准制定过程中,协会成立课题组,进行了广泛调研和意见征集,集合了不同规模专利代理机构的集体智慧,为专利代理机构和客户提供了参考基础。

  作为标准主要起草人之一,北京三聚阳光知识产权代理有限公司副总经理李敏表示,该团体标准的发布,让专利代理行业从业者更加明确地认识到专利代理工作的实质是法律性工作和商务性工作相结合,标准中对如何做好商务性工作给出了具体要求,能够更好地指导从业者从业务洽谈、风险控制、客户及技术信息导入以及流程管理角度规范自身,提升代理能力和代理质量。

  对于专利代理工作而言,流程管理无小事。李敏认为该团体标准的发布,能够指导专利代理机构更加规范地进行专利申请流程管理,从报价文本、代理事项委托、技术交底材料如何提供、各类官方文件如何规范转达等都给出了标准的建议模板,便于专利代理机构在流程管理中根据自身情况进行使用和参考;并将该标准中的内容融入日常流程管理中,提升流程管理质量。同时,该标准通过代理事项委托合同模板以及保密合同模板,进一步规范了代理公司的合作事宜签订行为,警示代理机构关注委托合同内容,一方面规避代理过程中的风险,另一方面规范自身代理行为,提高代理质量。

  “规范的发布相当于行业组织把了一道关。”北京卓特专利代理事务所专利代理师段宇认为,无论对于专利代理机构,还是对于委托人(客户)来说,规范的发布都有利于防范风险、提升质量,同时提高了效率,降低了运营成本。

  段宇认为,就好比房屋买卖、技术转让目前都有指导性的规范合同范本,专利代理行业也需要专利代理协议类似的示范文本,为委托人尤其是对于专利代理行业了解不多的客户提供参考,也让专利代理机构节省很多解释环节。对于行业发展而言,越标准越规范,社会运营成本就越低。

  记者在采访中发现,企业对于这一规范的发布普遍表示了欢迎。掌阅科技知识产权总监郑娟娟认为,通过制定标准对于专利代理服务商务往来文件的术语、内容进行规范,并提供示范文本,有助于降低沟通成本,提升服务效率和质量。

  对于规范的推广实施,段宇认为,规范的相关内容还需要进一步细化,比如技术交底书部分,因为发明、实用新型、外观设计专利申请的技术交底书的重点并不相同,可以分门别类进行规范,进一步而言,发明专利申请中机械、化学、电学等不同领域的技术交底书也各有侧重,应进一步完善。高永懿表示,作为团体推荐性标准,协会将在下一步工作中推广实施,专利代理机构可以参考规范内容,结合自身特点和具体情况进行使用。


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